Carnet de Bord

1. Présentation de l'application

Carnet de Bord est une application mobile dédiée aux assistants familiaux. Elle permet de tenir un carnet de bord professionnel au quotidien : observations, module bébé (biberons, siestes), visites familiales, achats vêtements, argent de poche, inventaire, agenda, espace assistant (frais km) et allocations.

2. Connexion et création de compte

Au lancement, l’application affiche l’écran de connexion.

3. Accueil et gestion des enfants

Après connexion, l’écran « Notre foyer » affiche la liste des enfants accueillis. Chaque carte présente un enfant avec des raccourcis vers le journal, les achats vêtements, l’argent de poche, l’inventaire, les visites familiales et l’agenda. Un bouton Espace assistant donne accès à l’agenda global et aux frais kilométriques.

Ajouter un enfant

Appuyer sur le bouton + (en bas à droite). Renseigner : appellation de l’accueil (un seul mot : prénom, pseudo ou initiales, sans espace — pour préserver l’anonymat), date de naissance, type d’accueil (permanent / relais / urgences), dates de début et de fin si besoin, et éventuellement les allocations mensuelles (vêtements, argent de poche).

Archiver ou supprimer un enfant

Sur la carte de l’enfant, utiliser le menu (⋮) pour Archiver ou Supprimer. Les enfants archivés apparaissent dans la section « Archives » ; la suppression est définitive et entraîne celle des observations associées.

4. Journal d'observations

Depuis la carte d’un enfant, appuyer sur Observations (ou l’icône de journal). Vous accédez au journal de bord de cet enfant.

• Ajouter une observation — Date de l’observation (modifiable, limitée au passé ; par défaut : aujourd’hui), catégorie, texte, photo éventuelle (avec option d’anonymisation des visages), marquage « important » (⭐). Si la date de saisie diffère de la date de l’observation, « Saisie le … » est affiché.
• Modifier / supprimer — Via le menu ou l’action associée à chaque observation.
• Export PDF — Choisir une période et générer un PDF (avec option d’anonymisation pour les appellations si besoin).

Le journal est un support de mémorisation professionnelle : les données sont enregistrées et synchronisées sur votre compte.

5. Module bébé

Pour les accueils concernés (enfant de moins de 2 ans), un module bébé est accessible depuis la carte de l'enfant. Vous pouvez aussi le garder pour un enfant de 2 ans ou plus : Profil → Préférences → Espace bébé après 2 ans (activation possible pour chaque enfant).

Le module permet de suivre au quotidien :

• Biberons — Type (avec recette : eau, lait, céréales, etc.), quantité, heure, régurgité, commentaire. Les types de biberons se configurent via l'engrenage (contenu de chaque type).
• Journal du jour — Observations au réveil, au midi, au coucher, sommeil de nuit, et une case « Information ».
• Siestes — Durée et qualité du sommeil.

Utilisez les flèches gauche et droite autour de la date pour passer au jour précédent ou au jour suivant. L'export PDF du rapport affiche en tête le contenu des types de biberons et la case information, puis les tableaux des biberons, observations et siestes.

6. Achats vêtements

Depuis la carte d’un enfant, ouvrir Achats vêtements. Vous pouvez définir une allocation mensuelle et enregistrer les achats (date, montant, détail). L’application suit le solde par rapport à l’allocation. Un export PDF des achats est disponible.

7. Argent de poche

Ouvrir Argent de poche depuis la carte de l’enfant. Vous pouvez définir une allocation mensuelle et une date de début, puis enregistrer les versements. L’historique et le solde sont affichés. Un export PDF est possible.

8. Inventaire

L’Inventaire permet de créer des inventaires d’arrivée et de départ pour les enfants en relais ou urgences. Vous pouvez :

• Gérer le trousseau (vêtements, objets, etc.) avec quantités et commentaires,
• Ajouter une photo de la valise,
• Générer un export PDF professionnel avec signature.

9. Relais avec QR (transmission fiche enfant)

Lorsque votre institution a activé la fonction Relais avec QR, vous pouvez transmettre temporairement la fiche d’un enfant à l’assistant qui l’accueille en relais.

• Vérification de l’email — Indiquez l’adresse email de l’assistant qui accueille le relais. L’application vérifie que cette adresse correspond à un utilisateur existant de l’application (compte Carnet de Bord). Seules les adresses reconnues permettent de continuer.
• Génération et envoi — Après validation de l’email, générez le lien (QR code ou lien sécurisé) et un mot de passe. Le lien et le mot de passe sont envoyés par email à l’accueillant. Le code est valable pour la durée du relais.
• Accès temporaire (côté accueillant) — L’accueillant ouvre le lien (ou scanne le QR) puis saisit le mot de passe reçu par email. En cas de mot de passe incorrect, un message indique le nombre de tentatives restantes. Après 5 tentatives erronées, le code est bloqué ; le référent doit générer un nouveau lien si besoin.
• Fin du relais — Les données saisies par l’accueillant sont transmises à votre compte (référent) puis effacées de son compte. Le QR n’est plus valable.

La Fiche de transmission relais (document PDF que vous générez depuis la fiche enfant) peut contenir des informations médicales : celles-ci ne sont ni stockées dans l’application ni transmises par le système du QR ; elles figurent uniquement sur le PDF.

Cette fonction est activée ou désactivée par votre institution dans l’espace administration. Si vous ne voyez pas l’option, votre institution ne l’a pas activée.

10. Visites familiales

Depuis la carte de l’enfant, ouvrir Visites familiales. Enregistrez chaque visite avec :

• Statut — Présent, en retard ou absent,
• Personnes vues — Possibilité de sélectionner plusieurs personnes (papa, maman, mamie, etc.),
• Libellés personnalisables — Ex. « A apporté le repas du soir » ; le dernier libellé saisi est mémorisé.

Un export PDF avec statistiques par personne est disponible pour vos rapports.

11. Agenda et rendez-vous

Depuis la carte de l’enfant, ouvrir Agenda. Un calendrier affiche les rendez-vous (école, professionnels, etc.). Vous pouvez :

• Ajouter un rendez-vous (date, heure, type, lieu, soignant si besoin),
• Ouvrir un rendez-vous pour le modifier ou le supprimer,
• Utiliser la navigation vers l’adresse du rendez-vous si le lieu est renseigné,
• Bénéficier du calcul du temps de trajet depuis le domicile.

12. Espace assistant

Accéder à l’Espace assistant depuis l’écran d’accueil. Cette section regroupe :

• Agenda global — Vue agrégée des rendez-vous de tous les enfants, avec filtres par enfant.
• Frais kilométriques — Enregistrement des trajets (domicile → mairie, etc.) et des tickets, suivi mensuel et annuel, export PDF.
• Présences et état des lieux — Suivi des présences par enfant.

13. Allocations

Depuis le Profil (paramètres), accéder à Allocations. Cette section centralise le suivi des allocations. Un versement automatique peut être effectué le 1er de chaque mois selon la configuration.

14. Profil et paramètres (Réglages)

Depuis l’écran d’accueil, appuyer sur l’icône Paramètres (engrenage) en haut à droite. Le Profil (Réglages) est organisé en sections :

• Préférences — Thème (clair / sombre), adresse du domicile, Espace bébé après 2 ans (activer le module Bébé pour un enfant de 2 ans ou plus, au cas par cas).
• Activité professionnelle — Allocations et budgets, interlocuteurs.
• Aide — Aide et documentation, lexique des sigles, synchronisation.
• Sécurité et confidentialité — Code PIN et verrouillage, consentement RGPD, mentions légales.
• Mes données — Exporter mes données (PDF / JSON).
• Compte — Se déconnecter, supprimer le compte.

15. Sécurité et verrouillage

Dans Profil → Sécurité, vous pouvez :

• Données sécurisées — Les données sont hébergées et chiffrées à Paris (Supabase).
• Définir ou modifier un code PIN — Nécessaire pour déverrouiller l’application après une absence.
• Activer l’authentification biométrique — Empreinte ou reconnaissance faciale si l’appareil le permet.
• Régler le verrouillage automatique — Délai après lequel l’application se verrouille (ex. 1 min, 5 min, 15 min).

À l’expiration du délai ou à la réouverture de l’app, l’écran de verrouillage s’affiche : saisir le PIN ou utiliser la biométrie pour retrouver l’accueil.

16. Données personnelles et RGPD

L’application traite des données personnelles (y compris celles des enfants) dans le cadre de votre mission d’assistant familial. Lors de la première utilisation, un bandeau de consentement vous invite à accepter la politique de confidentialité, les CGU et les CGV. En acceptant, vous certifiez disposer de l’autorisation légale (titulaires de l’autorité parentale ou ASE) pour traiter ces données dans le cadre de votre activité.

La politique de confidentialité, les CGU et les CGV sont accessibles depuis le Profil et depuis le dialogue de consentement.